¿Cuáles son las características principales del proceso contable?

“Un ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros contables hasta la preparación de los estados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones” (Espejo, L. 2007, p.370)

El proceso contable empieza con la creación del Balance de Situación inicial, el cual es registrado como primer asiento del libro diario.

Una vez generado este primer registro, la empresa empieza el ciclo financiero de las operaciones, ya que la razón de ser y existir de toda empresa es el cumplimiento de su objeto social. Para ello, deberá efectuar operaciones o actos de comercio, comprar bienes y servicios, vender las mercaderías o los servicios que genera, cobranza de las cuentas pendientes, pago de deudas a proveedores, depósito de dinero en los bancos, retiro de dinero para pagos y gastos de caja chica, producción, comercialización, etc. Cada una de dichas actividades es conocida como actos de comercio. Todas estas actividades generan documentos fuente que se constituyen en los comprobantes que son el respaldo del registro en los libros contables de toda empresa.

Las operaciones son el resultado de las decisiones que toman los ejecutivos con base en la información contenida en los productos del proceso contable, es decir, de los estados financieros.

De allí la importancia de contar con un proceso contable ágil y seguro, facilitado con sistemas informáticos modernos y eficientes para procesar el volumen de información generada y al final, estos sistemas puedan proporcionar de manera oportuna estados financieros detallados, pertinentes, exactos y enmarcados en la legislación para que el gerente o jefe financiero pueda proceder a la toma de decisiones.

A continuación, detallamos los pasos básicos que forman parte del proceso contable:

Recopilación de documentos fuente: “Constituye la justificación de las transacciones realizadas por la empresa y el elemento esencial para el registro contable; es decir, son una prueba íntegra y verificable por parte de terceras personas” (Espejo L. 2007, p.370)

De acuerdo a las normativas tributarias dictadas en el Reglamento de comprobantes de venta y retención, publicado en el Registro Oficial 448 con fecha 28-Febrero-2015; los documentos autorizados son:

1. Facturas

2. Notas de Venta

3. Liquidación en compras de bienes y servicios

4. Comprobantes de Retención

5. Otros documentos autorizados

6. Documentos complementarios como notas de débito y crédito, guías de remisión.

Análisis y clasificación de la información: Como parte del debido control del proceso contable, el analista debidamente calificado y preparado deberá supervisar que cada documento fuente que soporta hechos económicos tenga los protocolos de validez de la información, tales como la emisión de la orden de compra, solicitud de requisición, así como la validez tributaria del comprobante de venta. En caso de que algún documento no satisfaga los requisitos tributarios generales ni se apegue a los manuales de control interno, el documento fuente deberá ser rechazado y no podrá ser registrado en el libro diario.

Registro en el libro diario: El libro diario es el primer registro contable principal que sirve para anotar en orden cronológico las operaciones que ocurren en la empresa, en base a la documentación fuente. Para el registro de las transacciones se requiere el sistematizar un plan de cuentas contables que se adapte a las Normas Internacionales De Información Financiera NIIFs.

Registro en el libro mayor: “Este libro presenta todas las cuentas y movimientos que constan en el libro diario, permite conocer los diferentes registros de las cuentas contables, así como el saldo de cada una de ellas”. (Espejo, 2007. p.386)

Se respeta el orden que presenta los movimientos en el libro diario, es decir, si las cuentas están en el debe, se registran en el debe y lo mismo si están en el haber.

Registro de asientos de ajuste: Con la información del libro mayor, el sistema contable presenta un balance de comprobación de sumas y saldos con el fin principal de determinar si los saldos que presentan cada una de las cuentas son correctas. Si es necesario realizar ajustes, estas modificaciones se hacen por medio de asientos de diario que se denominan ajustes periódicos. Todas las cuentas pueden ser ajustadas si su saldo no es correcto. (Carrillo de Rojas, G. 2004: 208).

Formulación de Estados financieros: Los estados financieros son reportes formales, que reflejan razonablemente las cifras de la situación financiera y económica de una empresa, información que sirve a los diferentes usuarios para tomar decisiones cruciales en beneficio de la entidad. (Espejo, 2007. p.405)

De acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financieras NIIFs, publicada por la International Accounting Standard Board, (IASB) el juego esencial y de aplicación obligatoria en Ecuador son los siguientes:

• Estado de Situación Financiera

• Estado de Resultados Integral

• Estado de Flujo de Efectivo

• Estado de Cambios de Patrimonio

• Notas Explicativas a los Estados Financieros.

El Estado de Situación Financiera es un estado financiero que demuestra la situación financiera de la empresa en un determinado período, a través del activo, pasivo y patrimonio.

El estado de resultados es un informe financiero que presenta de manera ordenada y clasificada los ingresos generados, los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia entre los ingresos y gastos constituye la utilidad o pérdida del ejercicio económico.

El estado de flujos de efectivo tiene como propósito principal proveer información fundamental, condensada y comprensible, sobre el manejo de los ingresos y egresos de efectivo (obtención y aplicación) por una empresa en un período determinado, y en consecuencia mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera (en sus inversiones y financiamiento).

El estado de cambios en el patrimonio permite demostrar por separado el rubro patrimonio de una empresa. Presenta en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en el período; así como, la aplicación de las ganancias retenidas en períodos anteriores.

Las notas a los estados financieros disponen de información detallada de los diferentes informes financieros y puedan interpretarlos adecuadamente, estos deben ir acompañados de las respectivas notas aclaratorias.

Figura 1:

Flujograma del proceso contable

Fuente: "Elaboración propia"

Referencias Bibliográficas

Carrillo de Rojas, G. (2004). Contabilidad para la gestión empresarial. WorldCat Libraries. p.208

Catacora, F. (2012). Sistemas y Procedimientos Contables. Mc Graw Hill. p.70

Espejo, L. (2007). Contabilidad General (1st ed., Vol. 1). Ediloja Cia. Ltda.

International Accounting Standard Board. (2017). Normas Internacionales de Información Financiera NIIFS (Vol. 2).